Google Drive es una herramienta muy útil, pero con el tiempo puede llenarse de documentos, archivos y carpetas desordenadas que ocupan espacio innecesario y dificultan encontrar lo que necesitamos.
Para solucionarlo existen métodos prácticos que permiten organizar el contenido, eliminar lo irrelevante y mantener solo lo que realmente se utiliza.
Cómo ordenar Google Drive
Crear una estructura de carpetas lógica y jerárquica
El primer paso es dejar de guardar todo directamente en “Mi unidad” y crear una estructura clara de carpetas. Esto facilita localizar archivos y mantener el espacio ordenado.
Organiza las carpetas según los grandes ámbitos de tu vida digital, por ejemplo: Trabajo, Personal, Proyectos, Estudios, etc. Cada carpeta principal debe contener subcarpetas que agrupen documentos por tema o tipo.
Por ejemplo, dentro de “Trabajo” puedes crear subcarpetas como Informes, Facturas, Presentaciones o Reuniones según el material que guardes.
Crear y mover carpetas y archivos es sencillo: usa la opción para crear carpeta, ponle un nombre descriptivo y arrastra los archivos o carpetas a su nueva ubicación.
Eliminar archivos innecesarios para liberar espacio
Una vez redistribuidos los archivos, revisa y elimina lo que no sirve: borradores antiguos, documentos obsoletos o descargas accidentales. Estos elementos consumen almacenamiento y complican la búsqueda.
Para borrar, selecciona los archivos y márcalos como eliminados usando el icono de la Papelera. Los archivos permanecerán allí 30 días, periodo durante el cual puedes recuperarlos si te equivocaste; pasado ese tiempo se eliminan definitivamente y el espacio se libera.
Destacar archivos para un acceso más rápido
Para acceder con rapidez a los documentos más usados, marca los archivos importantes como destacados. Haz clic derecho sobre el archivo y elige “Agregar a destacados”.
Esto es útil para proyectos en curso, documentos de consulta frecuente o archivos compartidos. Los elementos destacados se agrupan en la sección Destacados del menú lateral izquierdo, independientemente de la carpeta donde estén almacenados.
Implementar la codificación por colores en las carpetas
Los colores ayudan a localizar carpetas con más rapidez que solo el texto. Asignar tonos distintos a las carpetas principales y a las subcarpetas mejora la identificación visual y agiliza el trabajo.
Para cambiar el color, haz clic derecho sobre la carpeta y selecciona la opción de color que prefieras; así podrás distinguir a simple vista los distintos apartados.
Buscar y eliminar duplicados
Estos duplicados suelen identificarse por sufijos como “(1)” o por la palabra “Copia” en el nombre y ocupan espacio innecesario. Usa la barra de búsqueda con palabras clave como “(1)” o “Copia” para localizarlos y eliminarlos.
Si tu cuenta ha sido expuesta públicamente, podrías recibir archivos no deseados o spam. En esos casos, además de borrar los elementos sospechosos, utiliza las opciones de Reportar o Bloquear haciendo clic derecho sobre el archivo para evitar nuevas entregas no solicitadas.
